Informativa sulla privacy per Welyk – tramite Teamtailor

Il servizio di gestione delle candidature e semplificazione del processo di selezione (il "Servizio") è fornito tramite la piattaforma Teamtailor per conto di Deckx S.r.l., tramite il marchio e la piattaforma "Welyk" ("Titolare", "noi"). È importante che le persone che utilizzano il Servizio ("Utenti" o "Candidati") si sentano tutelate e siano informate su come trattiamo i loro dati personali durante il processo di selezione. Trattiamo, gestiamo, utilizziamo e proteggiamo i dati personali degli Utenti in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e alla normativa italiana applicabile, secondo quanto descritto nella presente informativa.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Deckx S.r.l., con sede legale in Roma, Italia, P.IVA 16796571004, PEC deckx@legalmail.it, società specializzata nella fornitura di servizi tecnologici e di consulenza strategica in ambito Risorse Umane, innovazione dei processi organizzativi e community management, operante anche attraverso il marchio registrato e la piattaforma "Welyk" (accessibile tramite il dominio welyk.tech).

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali, è possibile contattarci all'indirizzo PEC deckx@legalmail.it.

Referente per la protezione dei dati: Victoria Ceccaroni, raggiungibile all'indirizzo victoria@welyk.tech. Welyk non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi degli artt. 37-39 GDPR.

2. Raccolta dei dati personali

Siamo responsabili del trattamento dei dati personali che gli Utenti conferiscono tramite il Servizio, o che raccogliamo in altro modo in relazione al Servizio.

Quando e come raccogliamo i dati personali

Raccogliamo dati personali degli Utenti quando:

• inviano una candidatura tramite il Servizio o altrimenti, fornendo dati personali direttamente o tramite una fonte terza come Facebook o LinkedIn;

• utilizzano il Servizio per contattare il nostro personale, fornendo dati personali direttamente o tramite una fonte terza come Facebook o LinkedIn;

• forniscono dati identificativi tramite la chat presente sul sito che utilizza il Servizio, qualora tali dati siano rilevanti ai fini della procedura di selezione.

Possiamo raccogliere dati da fonti terze, come Facebook, LinkedIn e altre fonti pubbliche ("Sourcing"), effettuato manualmente dal nostro personale o in modo automatizzato tramite il Servizio.

In alcuni casi, dipendenti già in organico possono segnalare potenziali candidati, fornendo dati personali su di essi. In tali casi, il potenziale candidato è considerato Utente ai fini della presente informativa e verrà informato del trattamento.

Tipologie di dati personali raccolti

Le categorie di dati personali raccolte tramite il Servizio possono includere: nome, e-mail, foto e video, informazioni provenienti da account Facebook e LinkedIn, risposte a domande poste durante la selezione, titolo di studio, esperienze professionali e altre informazioni fornite dall'Utente o da terzi tramite il Servizio. Vengono raccolti e trattati solo i dati pertinenti al processo di selezione.

Dato obbligatorio o facoltativo

Il conferimento dei dati necessari a valutare la candidatura (ad es. dati anagrafici, curriculum, esperienze professionali) è necessario per partecipare al processo di selezione: in mancanza, non sarà possibile procedere con la valutazione della candidatura. Il conferimento di dati ulteriori (ad es. profili social, foto) è invece facoltativo.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• gestione del processo di selezione e recruiting: la base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);

• eventuale conservazione dei dati per future opportunità di selezione: la base giuridica è il consenso specifico dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), che può essere revocato in qualsiasi momento;

• adempimento di obblighi di legge (ad es. richieste da parte di autorità): la base giuridica è l'obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR).

I dati trattati a fini di analisi aggregata o ricerche di mercato sono resi non identificabili e non consentono di risalire a un singolo Utente; tali dati non sono pertanto considerati dati personali.

4. Consenso dell'interessato

Ove il trattamento si basi sul consenso (ad es. conservazione dei dati per future opportunità di selezione), l'Utente ha diritto di revocarlo in qualsiasi momento, contattandoci tramite i recapiti indicati al punto 9. L'esercizio di tale diritto potrebbe comportare l'impossibilità di candidarsi per una posizione specifica o di utilizzare il Servizio.

5. Utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale

I dati dei candidati sono trattati all'interno della piattaforma Teamtailor, che mette a disposizione strumenti di intelligenza artificiale nativi per il supporto all'analisi delle candidature (ad es. sintesi dei CV, suggerimenti al team di selezione). Non utilizziamo algoritmi di matching automatizzato o sistemi che assumono decisioni automatizzate sui candidati senza intervento umano. Ogni decisione relativa all'esito della candidatura è presa da una persona del team di selezione.

Non è pertanto presente, allo stato, un processo decisionale interamente automatizzato ai sensi dell'art. 22 GDPR. Qualora ciò cambiasse in futuro, l'informativa sarà aggiornata di conseguenza e l'Utente ne sarà informato, con possibilità di richiedere l'intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare la decisione.

6. Conservazione e trasferimento dei dati

I dati personali raccolti tramite il Servizio sono conservati e trattati all'interno dell'UE/SEE, oppure in Paesi terzi riconosciuti dalla Commissione Europea come garanti di un livello di protezione adeguato, o tramite fornitori che abbiano sottoscritto clausole contrattuali standard o altre garanzie adeguate a tutela dei diritti degli interessati. Per ottenere copia di tali garanzie, è possibile contattarci ai recapiti indicati al punto 9.

Periodo di conservazione

I dati personali dell'Utente sono conservati per tutta la durata dell'utenza sulla piattaforma, fino al momento in cui l'Utente richieda la rimozione dei propri dati: in tal caso, i dati vengono eliminati immediatamente.

In assenza di richiesta di rimozione, se l'Utente non svolge alcuna attività sulla piattaforma per 36 mesi consecutivi ("utente dormiente"), i dati vengono cancellati automaticamente allo scadere di tale periodo.

Qualora il processo di selezione si concluda con l'instaurazione di un rapporto di lavoro, i dati relativi alla candidatura possono continuare a essere trattati sulla piattaforma anche oltre l'eventuale richiesta di rimozione da parte dell'interessato, per finalità di tracciamento del percorso professionale interno, analisi organizzative e insight di mercato relativi al ruolo ricoperto. In tal caso, il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare alla gestione e allo sviluppo del personale, e può essere disciplinato — per gli aspetti specifici del rapporto di lavoro — da un'informativa dedicata fornita al lavoratore al momento dell'assunzione.

[Nota: quest'ultimo trattamento (dati sull'ex candidato ora dipendente, usati per finalità di tracciamento di carriera/analytics) rientra potenzialmente nell'ambito dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) sugli strumenti di controllo a distanza, che in Italia può richiedere un accordo sindacale o un'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro se lo strumento consente il monitoraggio dell'attività del dipendente. Va verificato con un consulente giuslavorista se le funzionalità di "tracciamento carriera" di Teamtailor rientrano in questo perimetro.]

7. Diritti dell'Utente

L'Utente ha diritto di:

• ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento e accedere ai propri dati personali (una prima copia è gratuita; per copie ulteriori potremo addebitare un contributo per i costi amministrativi);

• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti;

• richiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento, e opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse, ove applicabile;

• revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca;

• ottenere, ove tecnicamente possibile, la portabilità dei propri dati verso altro titolare;

• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritenga che il trattamento violi la normativa privacy applicabile.

Per esercitare tali diritti è possibile contattarci per iscritto ai recapiti indicati al punto 9.

8. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, in conformità al GDPR. Tuttavia, la trasmissione di informazioni tramite internet e reti mobili non è mai priva di rischi: ogni trasmissione avviene a rischio della persona che la effettua. È responsabilità dell'Utente mantenere riservate le proprie credenziali di accesso.

9. Comunicazione dei dati a terzi

Non vendiamo né trasferiamo altrimenti i dati personali degli Utenti a terzi per finalità commerciali.

Possiamo comunicare i dati personali a:

• nostri fornitori e sub-fornitori, che agiscono in qualità di Responsabili o Sub-responsabili del trattamento secondo le nostre istruzioni, per l'erogazione del Servizio;

• autorità o consulenti legali, in caso di sospetto di condotte illecite;

• autorità, consulenti legali o altri soggetti, ove richiesto dalla legge o da un provvedimento dell'autorità.

Comunichiamo i dati solo a soggetti terzi di cui abbiamo verificato l'affidabilità, selezionati per garantire un trattamento conforme alla normativa privacy vigente. Collaboriamo con le seguenti categorie di fornitori: Teamtailor (fornitore del Servizio), fornitori di hosting e server, servizi di verifica referenze via e-mail, servizi di elaborazione video, servizi di sourcing informativo, servizi di analisi e altri fornitori funzionali all'erogazione del Servizio.

10. Dati aggregati (dati non identificabili)

Possiamo condividere con terzi dati aggregati, ottenuti a partire da informazioni raccolte tramite il Servizio (ad es. statistiche di traffico o localizzazione geografica d'uso). Tali dati aggregati non consentono l'identificazione di singole persone e non costituiscono pertanto dati personali.

11. Cookie

Quando gli Utenti utilizzano il Servizio, alcune informazioni relative all'utilizzo possono essere memorizzate tramite cookie. I cookie sono file di testo memorizzati sul dispositivo dell'Utente (computer, smartphone, tablet) durante l'utilizzo del Servizio. Utilizziamo i cookie per migliorare l'esperienza d'uso e raccogliere statistiche sull'utilizzo del Servizio, al fine di garantirne sicurezza, manutenzione e miglioramento. Le informazioni raccolte tramite cookie possono in alcuni casi costituire dati personali, disciplinati dalla nostra Cookie Policy.

Gli Utenti possono disabilitare in qualsiasi momento l'utilizzo dei cookie modificando le impostazioni del proprio dispositivo. La disabilitazione dei cookie può incidere sull'esperienza d'uso del Servizio, ad esempio disabilitando alcune funzionalità.

12. Minori

Il Servizio non è rivolto a persone minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori; qualora venissimo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore senza il consenso di chi ne esercita la responsabilità genitoriale, provvederemo alla loro cancellazione.

13. Modifiche

Ci riserviamo il diritto di modificare o integrare in qualsiasi momento la presente informativa. La versione più aggiornata sarà sempre disponibile tramite il Servizio. Una nuova versione si considera comunicata all'Utente quando quest'ultimo riceve una e-mail informativa (all'indirizzo fornito in relazione all'uso del Servizio) o viene altrimenti informato della nuova informativa.

14. Contatti

Per domande, ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali o per qualsiasi altra comunicazione, è possibile contattarci a:

Deckx S.r.l. (marchio Welyk) Sede legale: Roma, Italia P.IVA: 16796571004 PEC: deckx@legalmail.it Referente protezione dati: Victoria Ceccaroni – victoria@welyk.tech